in FAQs
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Sobald Unternehmen wachsen, kommt häufig die Frage nach der Organisation der täglich anfallenden Arbeit auf. Abläufe sollen optimiert und Kosten reduziert werden. Dies kann unter anderem durch den Einsatz der richtigen Dispositionssoftware geschehen. Am Anfang steht neben einer genauen Bedarfsanalyse auch der Vergleich verschiedener Angebote von Softwareprodukten an. Hier kann bereits bei der Auswahl einiges „schief“ gehen, so dass wir ein paar Tipps zusammengestellt haben, auf die man während der Entscheidungsphase und Auswahlphase achten sollte.

1. Mitarbeiter an der Entscheidung beteiligen!

Alle Mitarbeiter, die mit der Dispositionssoftware zukünftig arbeiten, sollten an der Auswahl eteiligt> werden. Natürlich kann nicht jeder ausgiebig testen oder bei der Demo der Dispositionssoftware dabei sein, aber jeder Mitarbeiter könnte im Vorfeld die Möglichkeit bekommen, Anforderungen und Wünsche zu äußern und ggf.von der bereits vorhandenen Speditionssoftware eventuelle Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten benennen.

2. Kosten in Relation betrachten!

Nur der Anschaffungspreis darf nie das einzige Entscheidungskriterium sein. Die Kosten sollten immer in Relation zum erwarteten Nutzen gesetzt werden und Kriterien wie Funktionalität, Flexibilität und Integrationsfähigkeit der Dispositionssoftware sind entscheidend, um das Kosten-Nutzen-Verhältnis vorab abzuwägen.

3. Interne Arbeitsabläufe gemeinsam prüfen!

Analysieren Sie im Vorfeld ihre genauen Arbeitsabläufe. Holen Sie sich aus jedem Bereich einen Mitarbeiter mit ins Entscheidungsgremium und gehen Sie idealerweise direkt mit dem Softwareanbieter Ihre täglichen Arbeitsabläufe durch. Nur auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle das neue Programm nutzen werden und alle Abläufe wie bisher bzw. optimiert durchgeführt werden können.

4. Zeit - der Schlüssel zum Erfolg!

Planen Sie genügend Zeit für die endgültige System-Implementierung ein und ermöglichen Sie gegebenenfalls ein parallel Arbeiten mit dem alten und neuen System für einen begrenzten Zeitraum. Ein überstürzter Wechsel und schnelle Installation endet allzu oft in provisorischer Schadensbegrenzung, weil Abläufe noch nicht eingespielt und zum Beispiel Vorlagen noch nicht an die Bedürfnisse angepasst sind.

5. Mitarbeiterschulungen

Sparen Sie nicht an Schulungen für die Mitarbeiter. Ohne Schulung könnten sich Mitarbeiter eigene Prozesse basteln und ungern mit der Dispositionssoftware arbeiten.

6. Kontinuierliche Verbesserungen

Werten Sie regelmäßig, auch nach Einführung der Dispositionssoftware die Benutzung aus. Optimieren Sie Arbeitsprozesse und veranlassen Sie ggf. Anpassungen mit dem Softwarelieferanten, um ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.