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Eine Speditionssoftware anzuschaffen oder zu wechseln bedeutet am Anfang nicht nur sich für die Richtige zu entscheiden, sondern auch eine Umstellung in Kauf zu nehmen. Vor dem Aufwand die Speditionssoftware zu wechseln, scheuen viele Kunden zunächst zurück. Eingespielte Abläufe könnten nicht mehr funktionieren, Daten könnten verloren gehen oder dringend benötigte Funktionen nicht enthalten sein - dies und andere Gründe werden uns in Beratungsgesprächen immer wieder genannt.

Mit dem Wechsel zu einer neuen Speditionssoftware geht immer auch ein Wechsel in Abläufen einher. Diese werden - bestenfalls - optimiert oder auch nur umgestellt. Für Mitarbeiter erfolgt daher immer bei einer Neuinstallation eine Schulung. Hier sollten dann möglichst auch alle teilnehmen können, die mit der Software tagtäglich arbeiten werden.

Der Verlust von Daten ist ein sehr wichtiger Punkt. Zunächst sollte eine Sicherung aller Daten erfolgen. Durch den CSV-Import zum Beispiel ist es möglich, Daten in die neue Speditionssoftware einzulesen. Dafür müssten die Daten zunächst aus der alten Speditionssoftware - sofern vorhanden - exportiert werden. Je nach Anbieter können die Möglichkeiten hierzu begrenzt sein. Eine Eingabe der Daten wie Kundenadressen ist leider manchmal wegen fehlender Exportiermöglichkeit unumgänglich. Hier kann aber auch eine Chance bestehen - so kann man vorn beginnen und nur die Daten wirklich in die neue Speditionssoftware übernehmen, mit denen man aktuell auch arbeitet. Karteileichen werden somit nicht mit kopiert und befinden sich nur noch im Archiv.

Fehlende Funktionen können sehr ärgerlich sein. Zunächst sollte mit dem Softwareanbieter geklärt werden, ob die Funktion nicht doch enthalten ist und eventuell nur anders benannt wurde. Ist die Funktion dennoch nicht auffindbar, wäre die Frage, ob der Arbeitsablauf geändert werden kann und mit der vorhandenen Speditionssoftware trotzdem abgedeckt wird. Ist auch dies nicht der Fall, bleibt immer noch die Option der individuellen Anpassung. Die Software wird dabei nach Kundenwünschen angepasst und erweitert. Dies ist in der Regel kostenpflichtig. Ist die Anpassung aber auch sinnvoll für andere Kunden und wird die Software damit aufgewertet, so wird ein Teil der Kosten als Eigenentwicklungskosten von uns übernommen.

Bedenken und genaues Prüfen des Angebots sind vor einem Wechsel daher gut, ein Wechsel sollte aber allein wegen dem zu erwartendem Aufwand nicht per se gescheut werden. Die Verbesserungen und Optimierungen im Arbeitsablauf sowie die Einsparungen können ein Anreiz zum Wechsel sein. Viele Umstellungen werden auch automatisch und im Hintergrund von uns erledigt und der Aufwand für Sie besteht zu Beginn nur in der Bereitstellung der verwendeten Dokumente (kostenfreie Layoutanpassung) und Teilnahme an Schulung. Die benötigten Daten importieren wir und die Installation erfolgt in enger Zusammenarbeit mit Ihrer IT.