Speditionssoftware

Kernmodule



STAMMDATEN

Verwalten Sie alle relevanten Daten an einer zentralen Stelle und greifen Sie aus allen Programmpunkten auf diese Daten zurück. Einmal hinterlegt, sind sowohl Kunden, Fahrer als auch Lademittel über eine Schnellauswahl einfach und bequem eingefügt. Im Kundenstamm können Sie alle relevanten Daten zu Ihren Kunden hinterlegen – angefangen von verschiedenen Adressen, alle Kontaktdaten, Lademitteltausch bis hin zur Mindestlohnbestätigung.

Sie können zusätzlich bestimmte Unternehmer zu Unternehmergruppen zusammenfassen und haben so eine schnelle Möglichkeit, Frachtanfragen an alle diese Unternehmen in der Disposition zu senden. Somit ist keine lästige Einzelauswahl der in Frage kommenden Unternehmer mehr notwendig! Im Lademittelstamm sind bereits alle gebräuchlichen Lademittel hinterlegt und können per Schnellauswahl in der Disposition und Abrechnung ausgewählt werden. Dabei kann auch immer Lademitteltausch, wie z. Bsp. für Europaletten, ausgewählt werden. Damit behalten Sie auf einfache Weise einen Überblick über Ihre Lademittel und vor allem auch über Ihre Paletten.



KONDITIONEN

Konditionen – Preisgestaltung so effizient wie möglich - Legen Sie für Ihre Kunden und Unternehmer Standardkonditionen fest, welche automatisch in die Auftragserfassung, Disposition und Faktura übernommen werden können. Mit dieser universellen Kalkulationsbasis behalten Sie den Überblick und können Angebote und Touren schnellstmöglich planen. Mit der Funktion „einfache Konditionen“ erstellen Sie unterstützt durch einen Assistenten die Preis- und Mauttabellen, aus denen die Kosten und Erlöse Ihrer Sendungen bei der Erfassung, Disposition und Faktura automatisch ermittelt werden. Zusätzlich können beliebige Aufschläge angegeben werden.

Erweiterte Konditionen - für jeden Fall die beste Lösung. Für vollen Handlungsspielraum in der Preisgestaltung können Sie mit Hilfe einer Skriptsprache auf alle Elemente des Kundendatensatzes, der Sendung und der Disposition zugreifen. Definieren Sie außerdem beliebige Tabellen zur Verwendung bei der Preisberechnung. Diese Tabellen können in Standardtabellenkalkulationen (Excel, usw.) exportiert oder aus ihnen importiert werden.



AUFTRAGSERFASSUNG

Eine detaillierte Erfassung von Sendungsinformationen erfolgt bei der Speditionssoftware EQ-Sped.cargo in einer transparenten, klar strukturierten Matrix. Ladezeiten, Adressdaten für bestimmte Dokumente sowie Sendungspositionen und viele andere Merkmale können komfortabel und direkt in der Übersicht editiert werden. Die Preise pro Sendungen inklusive Maut und anderen Zuschlägen lassen sich direkt aus einem vorbereiteten Konditionen-Datensatz übernehmen oder manuell erfassen. Dabei ist es selbstverständlich möglich, übernommene Preise individuell anzupassen und nachträglich zu bearbeiten. Die für eine Sendung nötigen Lademittel werden automatisch von Ihrem Lademittelkonto gebucht.

Die Auftragsbearbeitung wird durch die Software automatisch kontrolliert. Mit Warnmeldungen wird der Disponent auf die Notwendigkeit von z. Bsp. zusätzlichen Dokumenten bei Gefahrgut, Nachnahme- oder Avisierungsinformationen hingewiesen. Der Abarbeitungsstatus einer Sendung wird farblich gekennzeichnet. Dies ist optimal für die Disponierung im Team – jedem Mitarbeiter können im Workflow bestimmte Arbeitsschritte zugeordnet werden.



DISPOSITION

Disponieren Sie – mit voller Kostenkontrolle, sofortiger Datenaktualisierung, Versand von Dokumenten und einer Restriktionsprüfung. Alle Abläufe lassen sich schnell und wirtschaftlich planen, abrechnen und auswerten. Begonnen von der Angebotskalkulation über Auftragserstellung und Auftragsverwaltung bis hin zur Planung des Transportes, Abrechnung und Lademittelverwaltung werden alle Funktionen in EQ-Sped.cargo unterstützt, die in der täglichen Disponierung eingesetzt werden.

Kostenkontrolle - Ob Sie einen Transport selbst durchführen oder ihn an einen Sub-Unternehmer verkaufen möchten – die schnelle Aufwandsberechnung und eine klare Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen gewährleisten eine wirtschaftliche Kalkulation.

Sofortige Datenaktualisierung - Durch die synchrone Datenanzeige lässt sich unnötiger Aufwand und doppelte Auftragsvergaben vermeiden. Ohne Neuladen der Daten werden Veränderungen eines Datensatzes an allen Arbeitsplätzen unmittelbar angezeigt.

Farbliche Statuskennzeichnung - Der Status einer Sendung wird durch farbliche Hervorhebung des Datensatzes markiert. So erkennen Sie den aktuellen Arbeitsstand auf den ersten Blick.

SMS-Versand von Sendungsinformationen an Fahrer - Informieren Sie Ihre Fahrer einfach per SMS zu anstehenden Aufträgen. Das gibt Planungssicherheit und ermöglicht die Schaffung von Reserven.

Versand von Dokumenten - Versenden Sie Frachtanfragen, Transportaufträge, Bordero usw. per Fax, E-Mail oder als Ausdruck. Dafür ist nur die Auswahl der Sendung nötig, alle relevanten Informationen werden aus den Stammdaten geladen und können bei Bedarf noch modifiziert werden. Das System informiert Sie darüber, welche Papiere bereits versendet worden sind.

Restriktionsprüfung - Das System erinnert Sie bei der Disposition an wichtige Aufgaben, wie den Druck der „Bescheinigung von Tätigkeiten“, und warnt Sie bei abgelaufenem TÜV, fälliger SP usw.



LADEMITTELVERWALTUNG

Individualisierte Konten, automatische Buchungen: Lademittelkonten können für spezielle Kunden, Unternehmer und selbst Fahrer geführt werden. Buchungen werden automatisch auf Basis der Sendungsdatensätze erstellt. Es entfällt der Zusatzaufwand für Lademittelbuchungen bei Sendungen mit Lademitteltausch.

Detaillierte Kontenübersicht: In der Detailansicht eines Lademittelkontos erhalten Sie einen Überblick über alle (automatischen und manuellen) Buchungen und die jeweiligen Lademittelbestände. Die integrierte Suchfunktion erlaubt es Ihnen, Buchungen anhand verschiedener Merkmale zu identifizieren. Dadurch ist jederzeit Transparenz gegeben.

Dokumentenversand: Drucken oder versenden Sie Salden und Buchungen Ihrer Lademittelkonten via Fax und E-Mail. Die Auswahl der Informationen ist anhand verschiedener Kriterien (z.B. Lademittelart, Zeitraum etc.) möglich, sodass Sie Ihren Kunden und Unternehmern ganz gezielt die relevanten Informationen zur Verfügung stellen können.



ABRECHNUNG UND FAKTURA

EQ-Sped.cargo enthält umfassende Abrechnungsfunktionen. Sie können direkt nach dem Disponieren, Rechnungen und Gutschriften zu Ihren Sendungen erstellen. Dabei kann auf hinterlegte Konditionen und Kundenstammdaten automatisch zugegriffen werden. Ergebnisse können Sie ändern und neu kalkulieren. Zusätzlich können sendungsunabhängige Rechnungen wie z. B. Werkstatt-Rechnungen angelegt werden. Eine weitere Möglichkeit im Bereich der Faktura besteht darin, Palettenrechnungen mittels automatischen Lademittelkontobuchungen zu schreiben.



DATEV-EXPORT

Exportieren Sie alle Abrechnungsinformationen zu DATEV – so sind Sie bezüglich der Abrechnung immer auf dem Laufenden. Auf Anfrage sind auch Schnittstellen zu anderen Buchungssystemen verfügbar. Durch die klar strukturierte Bearbeitungshistorie haben Sie jederzeit einen Überblick, wer zu welchen Zeitpunkt Änderungen an einem Abrechnungsdokument vorgenommen hat und wann ein Dokument zu DATEV exportiert oder gedruckt wurde. Definieren Sie in der Software einen individuellen Status für die Abrechnungsdokumente, so erhalten Sie jederzeit aktuelle Informationen über deren Bearbeitungsstand.

...und wählbaren Zusatzmodulen